Zasady BHP w biurze obejmują nie tylko gaśnicę i apteczkę. Pracodawca musi zapewnić bezpieczne pomieszczenie, właściwe oświetlenie, temperaturę co najmniej 18°C, odpowiednią przestrzeń oraz ergonomiczne stanowiska komputerowe. Biuro jest zwykle pomieszczeniem pracy stałej, dlatego podlega wymaganiom określonym między innymi w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r.
Biuro jako miejsce pracy stałej
Pomieszczeniem pracy stałej jest miejsce, w którym ten sam pracownik przebywa w ciągu doby dłużej niż 4 godziny. Większość stanowisk biurowych spełnia ten warunek. Oznacza to, że dotyczą ich wymagania związane z powierzchnią, wysokością, światłem, wentylacją, temperaturą, porządkiem i bezpieczeństwem użytkowania.
Obowiązek organizacji bezpiecznych warunków pracy spoczywa przede wszystkim na pracodawcy. Nie wystarczy udostępnić komputer i biurko. Trzeba także ocenić ryzyko zawodowe, przeszkolić pracowników, zapewnić instrukcje oraz usuwać zagrożenia pojawiające się w pomieszczeniach.
Wymogi pomieszczeń biurowych
Przepisy określają minimalną wolną przestrzeń przypadającą na pracownika. Chodzi o powierzchnię i objętość, która nie jest zajęta przez meble, urządzenia ani inne wyposażenie. Najważniejsze wartości przedstawia tabela:
| Parametr | Wymóg | Uwagi |
|---|---|---|
| Wolna objętość | Co najmniej 13 m³ na osobę | Dotyczy pomieszczeń pracy stałej |
| Wolna powierzchnia podłogi | Co najmniej 2 m² na osobę | Nie obejmuje przestrzeni zajętej przez wyposażenie |
| Wysokość pomieszczenia | Zwykle co najmniej 3 m | W określonych przypadkach może wynosić 2,5 m |
| Obniżona wysokość | 2,5 m | Gdy w pomieszczeniu pracują najwyżej 4 osoby i na każdą przypada co najmniej 15 m³ wolnej objętości, albo gdy zastosowano klimatyzację zgodnie z wymaganiami |
Obniżenie wysokości pomieszczenia nie powinno być traktowane jako automatyczna zgoda na adaptację dowolnego lokalu. Przy zmianie przeznaczenia pomieszczenia, zwłaszcza mieszkalnego na biurowe, trzeba sprawdzić także przepisy techniczno-budowlane i przeciwpożarowe. W razie wątpliwości przydatna będzie konsultacja ze specjalistą BHP lub projektantem.
Pomieszczenia powinny być utrzymywane w czystości i dobrym stanie technicznym. Schody oraz pochylnie muszą być bezpieczne i nieśliskie, a drzwi powinny umożliwiać swobodne opuszczenie biura bez używania klucza. Przejścia, korytarze i dojścia do stanowisk nie mogą być zastawiane meblami, kartonami ani sprzętem.
Jak przygotować ergonomiczne stanowisko komputerowe?
Ergonomia ogranicza przeciążenia kręgosłupa, szyi, barków, nadgarstków i wzroku. Ma znaczenie szczególnie wtedy, gdy pracownik przez wiele godzin wykonuje zadania przy monitorze.
Monitor i laptop
Monitor należy ustawić na wprost użytkownika, aby nie trzeba było stale skręcać głowy. Górna krawędź ekranu powinna znajdować się mniej więcej na wysokości oczu, a odległość od monitora zwykle wynosi około 50–70 cm. Ekran nie powinien odbijać bezpośrednio okna ani lampy.
Sam laptop rzadko pozwala jednocześnie zachować prawidłową wysokość ekranu i wygodne ułożenie dłoni. Jeżeli jest używany przez znaczną część dnia pracy, pracodawca powinien zapewnić dodatkowy monitor albo podstawkę oraz osobną klawiaturę i mysz.
Biurko i krzesło
Blat powinien zapewniać miejsce na monitor, klawiaturę, mysz, dokumenty i inne potrzebne przedmioty. Jego powierzchnia powinna być matowa, aby ograniczać odblaski. Podczas pracy przy klawiaturze przedramiona powinny mieć podparcie, a ręce powinny układać się możliwie naturalnie, bez unoszenia barków.
Krzesło powinno mieć regulację wysokości siedziska, kąta nachylenia oparcia i podparcia odcinka lędźwiowego. Przydatne są także regulowane podłokietniki oraz stabilna, co najmniej pięciopodporowa podstawa. Stopy powinny opierać się na podłodze. Podnóżek należy zapewnić pracownikowi, gdy potrzebuje go do przyjęcia stabilnej pozycji.
Biurko najlepiej ustawić prostopadle do okna. Takie położenie ogranicza olśnienie i odbicia na ekranie. Nie należy ustawiać monitora bezpośrednio naprzeciwko okna ani plecami do silnego źródła światła, jeśli powoduje to refleksy na ekranie.
Przy pracy siedzącej trzeba regularnie zmieniać pozycję. Krótkie odejście od biurka, rozprostowanie nóg i ćwiczenia ruchowe zmniejszają skutki długotrwałego bezruchu. Przy pracy z monitorem przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy obowiązują także dodatkowe przerwy wynikające z przepisów dotyczących stanowisk wyposażonych w monitory ekranowe.
Przedstawiona lista pomaga szybko ocenić podstawowe ustawienie stanowiska:
- Monitor – znajduje się na wysokości oczu i w odległości około 50–70 cm.
- Krzesło – ma regulowane siedzisko, oparcie i podparcie lędźwiowe.
- Stopy – opierają się stabilnie na podłodze lub podnóżku.
- Biurko – pozwala swobodnie ułożyć przedramiona i zmieścić potrzebne wyposażenie.
- Oświetlenie – nie powoduje odblasków na ekranie ani olśnienia.
- Przestrzeń – umożliwia swobodne wstawanie i poruszanie się bez zahaczania o kable.
Światło, temperatura i hałas
Pomieszczenia biurowe powinny mieć dostęp do światła dziennego oraz niezależne oświetlenie sztuczne. Okna muszą być utrzymywane w czystości i wyposażone w rolety, żaluzje lub inne osłony ograniczające nadmierne nasłonecznienie. Oświetlenie sztuczne należy dopasować do rodzaju pracy i zaprojektować tak, aby ograniczyć cienie, migotanie i odbicia od monitora.
Szczegółowe parametry oświetlenia wynikają z właściwych Polskich Norm. W typowych stanowiskach biurowych często stosuje się poziom 500 luksów, ale ostateczna ocena powinna uwzględniać rodzaj wykonywanych zadań i pomiary na stanowisku. Nie należy przedstawiać jednej wartości jako uniwersalnej dla każdego pomieszczenia.
Minimalna temperatura w pomieszczeniu biurowym wynosi 18°C. Przepisy nie wskazują jednej maksymalnej temperatury dla biura. Pracodawca powinien jednak ograniczać przegrzewanie, zapewnić wymianę powietrza i reagować na warunki powodujące dyskomfort. Klimatyzacja i wentylacja nie mogą kierować zimnego nawiewu bezpośrednio na pracownika ani powodować przeciągów.
Urządzenia wentylacyjne i klimatyzacyjne wymagają regularnej konserwacji. Trzeba także ograniczać hałas i drgania generowane przez ich pracę. W biurze należy organizować przestrzeń tak, aby urządzenia głośne, rozmowy i ruch komunikacyjny nie utrudniały wykonywania zadań wymagających koncentracji.
Bezpieczeństwo PPOŻ i porządek w biurze
Najczęstsze zagrożenia w biurze wynikają z pozornie drobnych zaniedbań. Mogą to być uszkodzone przewody, śliska podłoga, niestabilny regał, źle ustawiona niszczarka albo dokumenty składowane na przejściu. Dlatego codzienny porządek jest elementem BHP, a nie wyłącznie kwestią estetyki.
W biurze należy w szczególności:
- zabezpieczyć przewody przed uszkodzeniem i potknięciem,
- ustawiać ciężkie segregatory na niższych półkach,
- przymocować wysokie i niestabilne regały,
- korzystać z podestu zamiast stawania na krześle lub biurku,
- wyłączać uszkodzone urządzenia i zgłaszać awarie,
- zachować swobodny dostęp do gaśnic, apteczek i wyjść.
Drogi ewakuacyjne, schody i wyjścia muszą pozostać drożne i czytelnie oznakowane. Nie wolno zastawiać ich kartonami, meblami ani sprzętem. Pracownicy powinni znać sposób alarmowania, podstawowe zasady ewakuacji oraz lokalizację gaśnic i apteczki. Sprzęt przeciwpożarowy i instalacje wymagają przeglądów zgodnie z wymaganiami dla danego budynku.
Obowiązki pracodawcy i pracownika
Bezpieczeństwo w biurze zależy od współpracy obu stron. Pracodawca odpowiada za organizację warunków pracy, a pracownik za stosowanie się do instrukcji i zgłaszanie zauważonych zagrożeń.
Do najważniejszych obowiązków pracodawcy należą:
- organizowanie pracy w sposób bezpieczny i higieniczny,
- zapewnienie szkoleń BHP oraz wymaganych badań profilaktycznych,
- ocena ryzyka zawodowego i informowanie o zagrożeniach,
- zapewnienie ergonomicznego wyposażenia stanowisk,
- utrzymywanie pomieszczeń, instalacji i urządzeń w dobrym stanie,
- udostępnienie instrukcji BHP, procedur awaryjnych i wyposażenia PPOŻ.
Pracownik powinien:
- przestrzegać instrukcji, regulaminów i zasad ewakuacji,
- prawidłowo korzystać z urządzeń biurowych,
- utrzymywać swoje stanowisko w porządku,
- niezwłocznie zgłaszać awarie, wypadki i inne zagrożenia,
- uczestniczyć w szkoleniach oraz stosować się do zaleceń przełożonych.
Co zrobić, gdy wydarzy się wypadek?
W razie wypadku w biurze najważniejsze jest zabezpieczenie poszkodowanego i miejsca zdarzenia. Działania powinny przebiegać w następującej kolejności:
- Udziel pierwszej pomocy w zakresie swoich umiejętności i wezwij pomoc, jeśli stan poszkodowanego tego wymaga.
- Zabezpiecz miejsce zdarzenia przed kolejnym zagrożeniem, nie zacierając śladów potrzebnych do ustalenia przyczyn.
- Niezwłocznie poinformuj przełożonego lub pracodawcę o wypadku.
- Przekaż informacje o świadkach, uszkodzonym sprzęcie i okolicznościach zdarzenia.
- Współpracuj przy postępowaniu powypadkowym i sporządzeniu wymaganej dokumentacji.
Pracodawca powinien ustalić okoliczności i przyczyny wypadku oraz sporządzić protokół powypadkowy. Zgodnie z ogólną zasadą ma na to 14 dni od uzyskania zawiadomienia o wypadku. Przy zdarzeniu ciężkim, śmiertelnym lub zbiorowym potrzebne mogą być dodatkowe działania i szybkie zawiadomienie właściwych organów.
Bezpieczne biuro wymaga połączenia wymogów prawnych z codzienną dbałością o stanowisko. Największe znaczenie mają wolna przestrzeń, ergonomiczne wyposażenie, dobre światło, temperatura nie niższa niż 18°C, drożne drogi ewakuacyjne oraz szybkie reagowanie na awarie i wypadki. Przy adaptacji nietypowego lokalu albo ocenie poważnych zagrożeń pracodawca powinien skorzystać ze wsparcia specjalisty BHP.
Przepisy BHP mogą być zmieniane, a wymagania techniczne zależą od rodzaju pomieszczenia i wykonywanej pracy. W przypadku wątpliwości dotyczących zgodności biura z aktualnymi regulacjami należy sprawdzić obowiązujące akty prawne lub skonsultować się ze specjalistą BHP.
